La Division Accélérateurs

• Marie Labat (SOLEIL), Présidente
• Christelle Bruni (IJCLab), Vice-présidente
• Claire Simon (CEA), Secrétaire générale
• Éléonore Roussel (PhLAM), Trésorière
• Luc Perrot (IJCLab), Secrétaire adjoint
• Anne-Sophie Chauchat (CEA), Relations avec la SFP
• Jean-François Leyge (GANIL), Communication
• David Amorim (CERN), Communication
• Henri Kraft (Thalès), Relations avec les industriels
• Sophie Kazamias (Université Paris-Saclay), Relations avec les étudiants

Voici quelques souvenirs sur la naissance de la Division Accélérateurs et des Journées Accélérateurs, que notre ami Serge Joly a retrouvé dans sa mémoire et ses archives. Merci à lui !

En 1993, une cellule Accélérateurs avait été mise en place par Robert Dautray, Haut Commissaire du CEA. Les participants à cette cellule dont Serge a souvenir étaient, outre lui-même pour le CEA de Bruyères-Le-Châtel, Michel Olivier du CEA de Saclay et Jacques Launspach du CESTA en Aquitaine.

“C’est l’année suivante, en 1994, que cette cellule a été transformée en “Interdivision Physique des Accélérateurs et Technologies Associées » de la Société Française de Physique ; nous avons été rejoints par Joël Le Duff (LAL/SERA/Orsay), Philippe Guidée (Thomson Tubes/Vélizy), et d’autres, pour constituer le Bureau de l’Interdivision.

Notre activité principale a consisté à organiser les Journées Accélérateurs, franco-françaises, tous les 2 ans, en général à Roscoff, sauf une fois où nous sommes allés à Porquerolles. Comme vous le savez, c’est Joël, qui connaissait bien la région, qui nous a fait apprécier Roscoff et son climat vivifiant en cette période de l’année (en général, début octobre).

Si nous avons, sans aucun doute, organisé une réunion en octobre 1996, c’est fort possible que la première remonte à mars 1995, car dans les premières années, nous étions plutôt sur un rythme d’une réunion tous les 18 mois.”

Antoine Daël et Bernard Mouton (joint par téléphone par Antoine) confirment qu’il y a bien eu à Roscoff, avant 1998, des Journées de l’Interdivision Physique des Accélérateurs et Techniques Associées de la SFP. Les organisateurs étaient Joël Le Duff et Michel Olivier et les organisatrices Marie-Claude Le Proust et Anne-Marie Goriot.

Et voici les pièces que Serge a retrouvées suite à cet échange, et que nous reproduisons ici ! Les deux premières pages de la première édition des Journées Accélérateurs de Roscoff en 1995, et le mot du président pour introduire les Journées de 1996.

Objectifs

• La Division Accélérateurs de la Société Française de Physique (SFP) regroupe les membres de la SFP qui s’intéressent aux accélérateurs de particules, anneaux de stockage et autres dispositifs du même type utilisés pour la recherche scientifique fondamentale, appliquée et industrielle.
• Les activités de la Division ont pour but de promouvoir les compétences, soutenir la formation, diffuser l’information, favoriser les contacts entre spécialistes, et œuvrer pour la recherche et le développement dans le domaine des accélérateurs.

Organisation

• Le bureau de la Division Accélérateurs de la SFP est composé de 10 membres. Il est renouvelable par moitié tous les deux ans.
• Le bureau procède à un appel à candidatures. Il organise les élections dont les résultats sont proclamés lors de l’assemblée générale.
• Le bureau a comme objectif de susciter suffisamment de candidatures représentant la diversité de la communauté Accélérateurs que ce soit pour les laboratoires ou les industriels.
• Tout membre de la Division peut se présenter au bureau.
• Les membres sont élus pour 4 ans et peuvent briguer un maximum de deux mandats consécutifs.
• Les électeurs sont les membres de la Division à jour de leur cotisation SFP.
• Le bureau nomme un président, un secrétariat, un vice-président, un trésorier. Le CA de la SFP ratifie ces nominations. Le bureau veille à ce que des candidats issus de la Division se présentent aux élections du conseil d’administration de la SFP.
• Le bureau peut inviter régulièrement des membres de la division missionnés sur une thématique particulière et il veille à impliquer de jeunes physiciens et physiciennes dans ses actions et son organisation.
• Une assemblée générale des membres de la Division se tient au minimum tous les deux ans et de préférence au cours des Journées Accélérateurs. L’ordre du jour est communiqué aux membres au moins quatre semaines auparavant.

Actions

• Pour atteindre ces objectifs, la Division organise les « Journées Accélérateurs » et les « Rencontres Accélérateurs » de la SFP, se préoccupe des enseignements en matière de Physique et Technologies des Accélérateurs, établit des liens entre laboratoires spécialisés, avec l’industrie et avec les autres groupes ou institutions internationales, ayant des vocations parallèles.
• Le bureau organise l’appel à candidatures et la sélection du lauréat du prix SFP Jean-Louis Laclare. Ce prix, décerné chaque année pendant les « Journées Accélérateurs » de Roscoff ou pendant les « Recontres Accélérateurs », récompense une personne de 40 ans, au plus, au 31 décembre de l’année civile de l’année de remise du prix, ayant accompli des travaux remarquables dans la discipline.
• Le bureau participe à l’excellence scientifique en proposant des candidats aux divers prix de la SFP (7 grands prix, 3 prix jeunes chercheurs).
• Il peut s’associer aux actions menées (conférences thématiques, Congrès, etc.) par la SFP tout au long de l’année au travers de ses 21 sections locales et 7 commissions.
• Le bureau participe au comité rédactionnel de la revue Reflets de la Physique.
• Les Journées « Physique Accélérateurs » se tiennent tous les deux ans. Elles fournissent l’occasion de présenter une revue, au niveau national, de l’activité « accélérateurs et technologies associées » ainsi que de faire le point des progrès technologiques dans les techniques associées.
• Le comité d’organisation contacte les laboratoires et les industriels pour obtenir les supports financiers nécessaires.
• La Division peut aussi organiser des ateliers et autres manifestations adaptés à ses objectifs.

Modifications du Présent Règlement

• Toute modification de ce règlement doit être soumise au vote des membres de la Division et sera effective si elle est approuvée par au moins deux tiers du nombre total des votes exprimés.
• Le vote pourra être organisé par correspondance après notification des membres de la Division au moins quatre semaines à l’avance.

Rôle du président:

• Coordonner les actions du Bureau.
• Animer les réunions du Bureau.
• Attribuer d’éventuelles nouvelles missions aux membres du Bureau.
• Arbitrer les évolutions des missions du Bureau ou des membres du Bureau.
• Organiser le renouvellement des membres du Bureau (tous les deux ans).
• Présenter les activités de la Division à de l’Assemblée Générale de la Division (lors des Journées Accélérateurs).
• Envoyer les courriels « importants » :
  • Contact tutelles pour les Rencontres Accélérateurs
  • Contact orateurs invités pour les Journées Accélérateurs
  • Voeux
  • Etc..
• Représenter la Division aux réunions de la SFP.
• Rédiger le rapport d’activité de la Division (annuel) pour la SFP.
• Siéger au jury des grands prix de thèse SFP.
• Représenter la Division dans l’organisation des congrès annuels de la SFP.
• Animer (dans les grandes lignes) les Journées et Rencontres Accélérateurs.
• Présider le jury des prix de la Division.

>> Estimation du temps nécessaire: 1 heure par semaine en période creuse, 4 heures par semaine à l’approche de chaque évènement majeur (organisé par le Bureau ou en lien avec la SFP)

Rôle du vice-président:

• Assister / seconder le président dans l’ensemble de ses missions.
• Assister tout membre du Bureau en surcharge temporaire.

>> Estimation du temps nécessaire: comme le président, mais à 60% 😉

Rôle du trésorier:

• Gestion financière:
  • Assurer la tenue et la mise à jour de la comptabilité de l’association (recettes, dépenses, budget).
  • Élaborer et suivre le budget annuel en collaboration avec le Bureau.
  • Préparer les comptes annuels et les présenter à l’Assemblée Générale de la Division (lors des Journées Accélérateurs).
• Suivi des flux financiers:
  • Encaisser les cotisations, subventions, dons et autres recettes (Les recettes se font principalement lors de l’année des Journées Accélérateurs. Ces recettes permettent de couvrir à la fois les dépenses pour les Journées et l’organisation des Rencontres Accélérateurs l’année suivante).
  • Régler les factures et effectuer les paiements nécessaires.
• Reporting et transparence:
  • Présenter régulièrement un état des finances au Bureau et aux membres.
  • Rendre compte de la situation financière lors des réunions et de l’Assemblée Générale.
  • Garantir la transparence des comptes et le respect des obligations légales.
• Relations avec la SFP:
  • Assurer les relations avec le Bureau de comptabilité de la SFP.
  • Rendre compte et apporter les justificatifs des dépenses et recettes (Reporting annuel sur l’exercice 01/10/XX – 30/09/XX+1)
  • Préparer les dossiers de demande de subventions ou de partenariats financiers (en collaboration avec le Bureau).

>> Estimation du temps nécessaire: moins d’une 1/2 heure par semaine en période creuse, 2 heures par semaine au moment des étapes de dépôt / encaissement des subventions, 10 min par jour au moment du suivi des encaissements des inscriptions aux Journées Accélérateurs (principalement durant les mois de juin et juillet précédent les Journées).

Rôle du secrétaire général:

• Planifier les réunions du Bureau
• Faire évoluer la brochure de la Division
• Maintenir à jour les mailing listes associées à la Division
• Communiquer sur les évènements divers avec les membres (ou non) de la Division
• Maintenir à jour l’annuaire des correspondants de laboratoires
• Effectuer des demandes de financements

>> Estimation du temps nécessaire: moins d’une 1/2 heure par semaine en période creuse, 1 à 2 heures par semaine à l’approche des Rencontres et Journées Accélérateurs.

Rôle du secrétaire adjoint:

• Assurer l’archivage de toutes les actions du Bureau sous Atrium (coffre CNRS/IN2P3).
• Gérer les prix de thèse de la Division (Haissinski et Laclare):
  • Appel (et relance) à candidatures
  • Dépouillement des candidatures
  • Formation + rassemblement d’un jury
  • Rédaction d’un rapport pour la SFP
  • Suivi validation des lauréats par la SFP
  • Préparation des médailles et diplômes en lien avec la SFP
  • Gestion de la remise des prix lors des Rencontres et/ou Journées Accélérateurs
  • Communication autour des prix, y compris auprès de la SFP
• Assister si besoin le secrétaire général

>> Estimation du temps nécessaire: moins d’une 1/2 heure par semaine en période creuse, 1 à 2 heures par semaine pendant la phase de sélection des lauréats des prix, 1 à 2 heures par semaine à l’approche des Rencontres / Journées Accélérateurs.

Rôle du responsable communication:

• Réaliser les affiches/bandeaux pour les manifestations organisées par le Bureau
• Assurer la prise de photos lors des manifestations organisées par le Bureau
• Maintenir à jour le règlement intérieur

>> Estimation du temps nécessaire: moins d’une 1/2 heure par semaine en période creuse, 1 à 2 heures par semaine à l’approche des Rencontres / Journées Accélérateurs.

Rôle du responsable sites internets:

• Maintenir à jour le site web de la Division.
• Créer les sites indico pour les Rencontres et Journées Accélérateurs.
• Maintenir à jour les sites indico et les faire évoluer en fonction de l’évolution de la programmation des évènements.
• Mettre à jour les bases de données thésards et HdR de la communauté accélérateurs.

>> Estimation du temps nécessaire: moins d’une 1/2 heure par semaine en période creuse, 1 à 2 heures par semaine pendant la phase de création des sites internet pour les Rencontres / Journées Accélérateurs, 1 à 2 heures par semaine à l’approche des Rencontres / Journées Accélérateurs.

Rôle du responsable liaison industriels:

• Favoriser les échanges entre les industriels en lien avec notre communauté… et notre communauté accélérateurs.
• Faire en sorte qu’un maximum d’industriels français apparaissent avec un logo et une brève description de leur entreprise sur le site internet de notre Division, afin de favoriser le recours à des industriels français pour la réalisation des projets en cours au sein de la communauté accélérateurs.
• Encourager un maximum d’industriels à proposer un stand aux Journées Accélérateurs (stand ouvert lors des longues sessions posters proposées pendant ces Journées).
• Encourager un maximum d’industriels à faire des offres de financement pour les évènements de la Division: financement d’un repas, ou autre, qui serait dès lors mis sous bannière de l’industriel financeur.
• Encourager les liens avec l’association PIGES, dont la mission est très similaire à celle de notre Division: encourager les liens et transmissions de savoir entre mondes industriel et académique.

>> Estimation du temps nécessaire: moins d’une 1/2 heure par semaine en période creuse, 1 à 2 heures par semaine à l’approche des Rencontres / Journées Accélérateurs.

Rôle du responsable liaison étudiants:

• Faire le lien entre les actions de la division et les étudiants / jeunes chercheurs / jeunes ingénieurs
• Faire remonter les préoccupations spécifiques des jeunes et étudiants auprès de la communauté puis faire « redescendre » l’information des actions de la division au niveau des réseaux masters, jeunes chercheurs.
• Faire le lien avec les universités et impliquer la SFP dans la réflexion sur les prospectives en termes de formation sur les accélérateurs en France.
• S’impliquer dans les manifestations grand public de la Division auprès de la jeunesse.
• Maintenir à jour la base de données des doctorants dans le domaine des accélérateurs.
• Maintenir à jour la base de données des personnes ayant l’HdR dans le domaine des accélérateurs.
• Favoriser la présence des doctorants dans le domaine accélérateurs aux Journées Accélérateurs
• Organiser le prix du meilleur poster « étudiant » lors des Journées Accélérateurs

>> Estimation du temps nécessaire: moins d’une 1/2 heure par semaine en période creuse, 1 à 2 heures par semaine pendant la phase de sollicitation / récolte des demandes de financement des thésards pour les Journées Accélérateurs , 1 à 2 heures par semaine à l’approche des Rencontres / Journées Accélérateurs.